CE : compte rendu du 25 février 2016

Sujets abordés : Point d'étape Accueil sur RDV et NPDE, plan d'action Formation aux DE, évolution CSP Marseille, retour enquête RRA, projets ASC

 

Accueil sur rdv : Point d’étape

Déployé sur l’ensemble des agences de la région PACA le 11 janvier 2016.

 

Pour la Direction :

• les flux spontanés l’après-midi ont globalement diminué
• quelques agences font remonter des temps d’attente sur les postes PILA à certaines heures de la matinée
• l’inscription en ligne n’a généré qu’un surcroît modéré de flux
• les plages prévues les après-midis pour l’utilisation des PILA sont encore peu utilisées
• l’utilisation et la gestion du vidéo-portier demande aux équipes un temps d’appropriation de ce nouvel outil et de ses paramétrages. Quelques soucis techniques ont été identifiés quant à l’utilisation du vidéo portier. Des actions régionales sont en cours pour résoudre les problèmes sur les sites identifiés.
• Les agences ont mis en place une organisation et une promotion renforcée de l’outil mail.net, permettant de préparer la suppression de l’ARC placement et de favoriser l’orientation des demandeurs d’emploi vers le conseiller référent. »

 

Actions régionales :

• Une affiche-sticker pour la mise à disposition d’un affichage plus visible, à positionner sur la porte d’entrée pour orienter les DE vers le bouton de l’interphone
• Une commande de casques pour l’utilisation de la tablette vidéo-portier est en cours.
• Possibilité de faire appel au prestataire MT concernant les tablettes  (N° Vert : 0820.902.223)
• Le prestataire fait le tour des sites afin d’effectuer les réglages pour améliorer la qualité du son et de l’image
• Mise à disposition pour chaque DT de 1 ou 2 tablettes de secours en cas de panne
• Les conseillers, après leur rendez-vous, raccompagnent les demandeurs d’emploi jusqu’à la porte. La porte réservée au personnel ne doit pas être utilisée pour les sorties des demandeurs d’emploi.
• Envoi des procédures aux CLI pour les PAI, les Imprimantes NPDE et les tablettes tactile
• Des modes opératoires plastifiés concernant les scanners et « comment télécharger un document »
• Pour certaines agences rencontrant des difficultés concernant la couverture réseau internet pour les PAI (5 agences ne disposant pas de réseau 4G et près de 10 agences où le réseau 4G est installé mais le débit insuffisant), une demande d’installation ADSL est en cours, (Action DSI : pas de visibilité à ce jour quant à la date d’installation).

 

Préconisations:

• faciliter la transition en programmant le 1er RDV de l’après-midi à compter de 12h45
• réserver les derniers créneaux de la matinée pour absorber le flux résiduel du matin avant la bascule de 12h30
• de programmer des services l’après-midi dès les premières semaines
• d’utiliser les créneaux non pourvus de l’après-midi pour rendre le service aux DE sans RDV
• de veiller quotidiennement à l’évolution des demandes des mails.net, en lien avec la promotion et l’orientation effectuée vers ce canal
• Orienter prioritairement vers pôle emploi.fr ou communiquer le mail du conseiller référent
• Eviter le renvoi des DE vers le téléphone ou en flux le lendemain matin

 

NPDE : Point d’étape

Déployé sur l’ensemble des agences de la région PACA le 25 janvier 2016

Les ESI sont programmés depuis le 8 février et des plages ont été réservées pour résorber les derniers EID.

L’accueil a été renforcé, des plages PRV ont été programmées, ainsi que des ateliers ou des plages d’inscription en ligne l’après-midi dans une grande majorité des agences.

 

Les points de vigilance identifiés :

• certaines anomalies techniques identifiées ont été résolues (charges agences non alimentées dans les écrans ELD pour les portefeuilles de DE sur certaines agences…)
• certaines anomalies sont toujours en cours de résolution (blocage du n° AGDREF lors de l’inscription en ligne des DE hors nationalité française…)
• Mobilisation importante des rdv PRV pour les DE qui étaient absents à EID (car on ne pouvait plus programmer d’EID)
• Sinon, un volume de PRV cohérent pour la région (en moyenne par semaine et par agence)
• un besoin d’approfondissement sur l’utilisation des outils et des écrans en complément des formations NPDE, tant au niveau du SI (lecture des écrans…) que des impacts pour les DE (quelles informations sont visibles pour le DE ; quels courriers sont émis, quelle conséquence en cas d’absence ou de report de rdv, etc.)
• un besoin d’outillage complémentaire pour les ELD  pour le suivi et le pilotage des activités, tant sur l’indemnisation que pour la gestion des MSA.

 

La DR nous précise qu'il n'y a pas de cadrage sur la planification des ESI, le nombre d'entretien de situation n'a pas été "normé" par la DR. On passe de 4 ESI (situation transitoire dans certains sites) à 5 ESI ou 6 ESI dans certains sites.

La DR répond : 4 EID (50mn) = 5 ESI (40mn) soit 200mn.

Un cadrage régional sur le nombre de DR devrait donc être fixé à 5 ESI maximum

Il n'est pas possible d'utiliser les sorties de secours. Il faut utiliser les entrées/sorties publiques.

Les portefeuilles « renforcé » se rapprochent de 85 DE au lieu de 70 DE. NPDE a augmenté mécaniquement la taille des portefeuilles (affectation plus rapide).

Pour la DR "il faut plus regarder le temps consacré à l'accompagnement que la taille des portefeuilles".

 

Plan d'actions 2016 pour la formation des DE

Objectifs prioritaires du plan d’action :

• Atteindre l’objectif PACA relatif au plan 500 000 formations supplémentaires (72.000 DE contre 32.000 DE actuellement)
• Améliorer en 2016 le retour à l’emploi durable des DE après formation (ICT 4)

 

Objectifs associés :

• Renforcer le partenariat opérationnel pour augmenter le nombre de prescriptions (Missions Locales, Cap emploi)
• Saturer les dispositifs de formation existants
• Professionnaliser le conseiller PE et le rendre davantage acteur sur ce sujet
• Garantir un bon niveau de relations partenariales avec les acteurs de la formation, notamment le Conseil régional, l’AFPA, le FONGECIF, les têtes de réseau…

 

Grands axes :

• Mieux connaître le retour à l’emploi après formation et faire des choix en conséquence (Prises de décisions, au niveau régional, territorial et local, sur les achats et les orientations en formation notamment sur la base de l'analyse des taux de retour à l'emploi).
• Clarifier pour les conseillers les règles applicables, améliorer la circulation de l'information et faire monter en compétence les conseillers sur le champ de la formation (travail sur le circuit d'information et l'animation des référents formation, simplification des dispositifs de formation)
• Simplifier et fluidifier les entrées en formation (Déploiement de Kairos en PACA au 1er trimestre 2016 (disparition de cerise), mobilisation de tous les leviers autour de la formation : (possibilités du marché AFC, prescripteurs.. ).
• Travail sur l’amélioration du service rendu par la Direction des Services Centralisés, réorganisation du traitement des dossiers,
• Accompagner les DE en sortie de formation

 

Actions obligatoires :

• Mettre en place une gestion systématisée des DE sortants de formation : personnalisation du jalon pour convocation à l’issue de la formation (possible grâce aux alertes NPDE)
• Systématiser le dépôt ou mise à jour du CV en ligne à la fin de la formation
• Promotion systématique de profils via les conseillers dominante entreprise

 

Autres actions possibles (exemples):

• Activ’emploi pour les sortants de formation
• Campagne Marketing
  • de promotion de CV de DE formés vers employeurs du secteur (appui DR Marketing)
  • auprès des TPE / PME pour les dispositifs AFPR et POEI (appui DR Marketing)
• « Job dating » ciblé sortants de formation
• « Clubs » de DE dédiés sortants de formation

 

KAIROS :

La loi du 05 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale et son décret d’application de juillet 2014 prévoit que chaque organisme de formation est tenu de déclarer à PE toute entrée en formation d’un DE.

Objectif : Faciliter et fluidifier les échanges d'informations entre les organismes de formation et PE sur le parcours de formation des DE, de leurs sélections à leurs sorties de formation.

A ce jour, KAIROS traite le volet amont de la formation jusqu’à l’entrée en formation (notamment dématérialisation AIS et AES)

 

KAIROS permet à l’organisme de formation de :

• proposer des RDV pour informer les DE sur son offre de formation
• proposer l’inscription d’un DE à une session de formation
• attester des entrées en formation
• éviter des saisies manuelles et répétitives
• suppression des formulaires papier (AIS et AES)
• optimiser la gestion administrative (il peut visualiser les actes métier réalisés et à réaliser pour chaque dossier)
• transmettre à PE en temps réel les éléments du parcours des demandeurs d’emploi
• mettre à jour les dossiers des DE en temps réel en fonction des informations transmises par l’OF
• Sécuriser le versement de la rémunération des DE
• implifier les démarches pour le DE qui n’est plus un intermédiaire administratif entre l’organisme de formation et PE

 

Appropriation Référents formation

• 24 mars 2016 : Départements 06 / 83
• 31 mars 2016 : Départements 04 / 05 / 13 / 84

 

Démultiplication en agence par les Référents formation : 1ère semaine d’avril

 

Evolution CSP Marseille (à compter du 1er avril 2016)

Maintien du rattachement en A2S mais une organisation déconcentrée en Agence de proximité

La DR propose de faire évoluer l’organisation de la CSP en positionnant les conseillers en charge de l’accompagnement dans les APE du bassin à 100% de leur temps d’accompagnement.

 

Le REP sera basé à Pont de Vivaux et se déplacera aussi souvent que nécessaire auprès des conseillers. Les réunions d’équipe auront lieu principalement à l’agence de Pont de Vivaux.

Le traitement des demandes d’allocations sera réalisé en proximité comme actuellement. Les adhérents seront affectés en fonction de leur adresse géographique.

 

Proposition de localisation des 9 conseillers CSP sur les agences suivantes :

• Belle de Mai (1er, 2-3ème) : 1
• Baille ou Chartreux / Blancarde (4 et 5ème) : 1
• Pharo (6 et 7ème) : 1
• Paradis (6, et 8ème) : 1
• Pont de Vivaux (9, 10ème) : 2
• La Valentine (11 et 12ème) : 1
• Château-Gombert (13ème, Allauch et Plan de Cuques) : 1
• Bougainville (14, 15, 16ème, Septèmes, Le Rove) : 1

 

Les actuels conseillers CSP pourront, via une fiche d’informations, faire 3 choix de lieux de travail parmi les 8 agences. Les conseillers seront positionnés en lettre de mission d’une durée d’un an renouvelable une fois.

Suite à l’analyse des m² disponibles dans les agences de Marseille, les lieux identifiés ont la capacité d’accueillir un collaborateur supplémentaire, à l’exception de l’agence de Château-Gombert et de l’agence de Pharo pour lesquelles l’apport d’un PO sera nécessaire.

RRA : retour enquête (Enquête Web réalisée du 2 au 19 juin)

En 2015, afin de recenser les apports de cette fonction, mais aussi de détecter les axes de progrès en termes de fonctionnement, d’accompagnement et d’animation, le principe d’une enquête a été retenu par le DR.

 

Le profil type du RRA en PACA est celui d’un collaborateur qui :

• exerce essentiellement en agence et depuis plus d’un an,
• est très majoritairement issu de l’indemnisation,
• dans la moitié des cas a assuré auparavant des fonctions d’encadrement,
• est le seul RRA sur son site dans deux tiers des situations,
• participe hebdomadairement à des ELD de 5 à 7 personnes.

 

Accompagnement à la prise de fonction

L’accompagnement à la prise de fonction est principalement basé sur un parcours de formation individualisé.

Ce parcours n’a majoritairement pas été suivi d’un tutorat ou d’une évaluation.

L’appréciation qualitative diffère en fonction des publics:

• les RRA étant modérément satisfaits,
• les ELD, DT/DTD/ Resp. Dép. étant plutôt satisfaits.

 

Un complément d’accompagnement est identifié:

• les RRA se retrouvent sur les priorités « applicatifs métiers » et « réglementation »,
• les ELD, DT/DTD/ Resp.Dép. pointent prioritairement un besoin « techniques d’animation».

 

Positionnement dans l’ELD

Les RRA participent en quasi-totalité aux réunions de l’ELD, ils s’y sentent très majoritairement à l’aise.

Les 3/4 participent au diagnostic territorial et au pilotage des résultats du site.

Il est à noter que l’arrivée des RRA parait avoir sensiblement entrainé un repositionnement managérial des REP.

Ce sentiment est partagé par les DT/DTD/Resp. Dép.

 

Animation :

Régionale:

La plupart des RRA participe aux animations proposées par la DR Appui Réseau, essentiellement aux séances de démultiplication.

Il arrive à au moins la moitié des autres membres des ELD de devoir les remplacer.

Si le rythme des réunions ainsi que la documentation disponible paraissent adaptés, le temps nécessaire à l’appropriation est jugé insuffisant.

Les supports sont majoritairement considérés comme volumineux et complexes.

Ces appréciations sont partagées par les autres membres des ELD ainsi que par les DT/DTD/Resp. Dép.

Territoriale:

Une animation territoriale des RRA est en place, au moins pour la moitié d’entre eux.

Les RRA ainsi que les autres membres des ELD sont majoritairement satisfaits de cette animation.

 

Exercice de la fonction

• les interventions portent principalement sur le champ de l’indemnisation.
• tous les RRA assurent des réunions sur site, le plus souvent seuls, parfois avec un membre de l’ELD à l’occasion de réunions de service ou de réunions thématiques.
• participation des RRA aux activités de production (pour les trois quart des RRA) : Gestion de l’accueil, le traitement des attentes, le contrôle ou le traitement des cas complexes notamment

 

Satisfaction Globale

Les RRA ont pour beaucoup le sentiment de prendre en charge des activités hors de leur périmètre et la plupart disent manquer de temps.

En définitive une majorité de RRA exprime un ressenti positif et la plupart apprécie la fonction.

 

Orientations prises pour améliorer l’installation des RRA

• Elaborer une note à la DG sur l’appréciation et l’évolution possible des modules de formation afin de s’assurer qu’ils sont adaptés aux besoins des RRA.
• Recenser les besoins immédiats en accompagnement partagés par l’ensemble des RRA et les intégrer dans leur dispositif d’animation.
• Expérimenter la rédaction conjointe de supports de version SI entre les services d’Appui Réseau et un groupe de RRA (1 par DT). L’objectif est de coproduire un document synthétique répondant aux besoins des RRA.
• Diffuser les supports de version SI au format PDF et au format PPT, ces derniers étant plus facilement réutilisables par les RRA.
• En terme d’animation, coproduire des réunions DR/DT sur des thèmes choisis afin de favoriser les échanges et la mutualisation de bonnes pratiques au niveau des territoires (ex: Les fondamentaux de l’ODSE et de l’espace recruteur pole-emploi.fr, …)
• Actualiser la note régionale sur le thème "C'est quoi un RRA?" mettant en perspective le rôle du RRA reprenant les aspects positionnement, activités, organisation, responsabilités..., en intégrant notamment les évolutions NPDE.
• Examiner la possibilité d’un réseau social interne dédié aux RRA.

 

PROJETS ASC

PRESTATIONS / DATES / Nbre de PLACES / TARIF / PEC CE

• THEATRE ENFANTS a criée 30 avril 2016 / 20 / 11€-6€ / 50%
• EQUESTRIADES à orange 28 mai 2016 / 20 + 20 / 45 €-65 € / 50%
• CHOREGIES orange Traviata 6 août 2016 / 30+30 / 100 €-46 € / 50%
• FESTIVAL AVIGNON 1er et dernier WE juillet 2016 / 30+30 / 29 €-22 € / 50%
• FESTIVAL AIX EN PROVENCE 2 séances catégorie 2 / 30 / 135 € / 50%
• CIRQUE GRUSS 06/83,8 dates en juillet/août / 160 / 28 € / 50%
• KARTING HYERES 15 avril 2016 / 20 / 70 € / 50%
• COURSE AVIGNONAISE 17 avril 2016 / 50 / 11 € / 50%
• MARSEILLE CASSIS 30 octobre 2016 / 50 / 48 € / 50%
• ACCROBRANCHE Toulon 14 ou 21 mai 2016 / 50 / 18€-14,50€-10€ / 50%
• THALASSO les Issambres du 20 au 22 mai et du 4 au 6 novembre 2016 / 2X36 / 272 €-230 € / 140€
• WE NAUTIQUE à LA LONDE du 3 au 5 juin 2016 / 50 / 234€-184€ / 100€-150€
• WE CIRQUE à  AGAY du 23 au 24 avril 2016 /45 / 100€ / 60€-80€
• VERONE / SABARDU du 5 au 8 juillet 2016 / 40 / 545 € / 300€
• LONDRES / SNCF du 9 au 12 septembre 2016 / 50 / 484€-649€ / 300€-400€

 

• ARDECHE / DOMAINE D'IMBOURS du 13 au 16 mai 2016
• ECOSSE / CIRCUIT du 11 au 18 juin 2016
• CROATIE all inclusive du 24 au 31 juillet 2016
• Week-End Médiéval costumé Sisteron : Avril 2016